Với khối lượng công việc ngày nay, không thể tránh khỏi những lần chúng ta mệt mỏi với dự án. Chính những áp lực hàng ngày đã khiến chúng ta ngày càng cảm thấy chán nản với công việc. Vì vậy, muốn nâng cao năng suất làm việc không chỉ chăm sóc về thể chất mà còn tinh thần bên trong.Tuy nhiên, làm thế nào để duy trì một trạng thái khỏe khoắn và sẵn sàng năng lượng cho ngày mới. Mô hình 5S được sáng tạo bởi người Nhật trong năm 1950 đã cho thấy tác động tích cực đến tinh thần làm việc tốt hơn. Đặc biệt hơn, khi hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, nguyên tắc 5s của người Nhật đã trở thành mô hình phổ biến được áp dụng nhiều nơi.
Nguyên tắc 5S là gì?
5S là phương pháp quản lý công việc ra đời từ Nhật Bản. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
SEIRI (sàng lọc): Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết. Chẳng hạn, cần lưu giữ và mang theo bên mình những vật dụng quan trọng như giấy bút. Tuy nhiên, phải loại bỏ các đồ dùng ít khi sử dụng như kéo, băng keo. Việc để che mắt quá nhiều đồ dùng khiến không gian làm việc trở nên ngột ngạt, khó chịu. Vì vậy, sàng lọc tạo cảm giác thoải mái và hứng thú cho chúng ta với không gian làm việc tiện lợi.
SEITON (sắp xếp): Với bước này, bạn hãy sắp xếp các vật dụng hợp lí, ngăn nắp và dễ dàng sử dụng. Ví dụ, đặc biệt giấy tờ sổ sách nên lưu giữ để khi cần. Đồng thời, loại bỏ những thứ không dùng đến. Hãy sắp xếp giấy tờ hồ sơ theo ngày và các mục chính. Bởi vì, nó có thể giúp bạn rất nhiều trong việc tìm lại hồ sơ mồi khi cần và tiết kiệm khá nhiều thời gian. Ví dụ, người làm Admin, Hành Chính luôn đối diện với hàng nghìn xấp tài liệu khác nhau. Bạn sẽ rất bực tức với đống giấy tờ bừa bộn trên bàn mỗi khi cần. Chính điều đó, cũng gây nên áp lực, hồi hộp khi cần xử lý gấp những vấn đề Sếp giao.
SEISO (sạch sẽ): Giữ vệ sinh văn phòng và đặc biệt là nơi làm việc của bạn. Thoạt nghe có vẻ không liên quan mấy đến quản lý công việc. Tuy nhiên, nó lại là một trong những yếu tố giúp bạn làm việc trong không gian thoải mái. Từ đó, cũng tăng khả năng tiếp nhận công việc tốt hơn.
SEIKETSU (săn sóc) : Luyện tập 3S trên thành thói quen mỗi ngày. Hãy cố gắng hoàn thiện từng S để hiệu quả quản lý được đẩy lên cao nhất. Thói quen là chìa khóa cho việc áp dụng bất cứ mô hình nào.
SHITSUKE (sẵn sàng) : Đây là thành quả cho việc duy trì một thói quen tốt khi bạn đã hoàn thành được 4S. Bạn sẽ luôn quan tâm đến góc làm việc của bạn, sắp xếp lại các loại giấy tờ cuối ngày. Khi đó, bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể áp dụng, quản lý công việc một cách thành thạo.
Nguyên tắc 5S của người Nhật đã mang lại phương pháp quản lý công việc hiệu quả thế nào ?
Nguyên tắc 5S của người Nhật đã tạo lập cho bạn một thói quen giữ gìn vệ sinh, sắp xếp góc làm việc. Áp lực không chỉ đến từ tính chất công việc. Quan trọng hơn, duy trì được tinh thần tốt, tạo không gian làm việc thoáng đãng sẽ khơi gợi năng lượng tích cực mỗi ngày. Đồng thời, giúp bạn đánh tan những mệt mỏi, tiêu cực không đáng có. Một nơi làm việc thoải mái không chỉ giúp ích cho sức khỏe của bạn mà còn là nguồn cảm hứng cho những ý tưởng sáng tạo. Những giờ làm việc hiệu quả có được trở nên dễ dàng. Ngoài ra, duy trì được thói quen 5S sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ, hiệu suất cho doanh nghiệp.
Giờ đây, bạn không phải áp lực vì deadline dồn dập, bạn không còn mất ăn mất ngủ. Chỉ với 5S, chúng ta có thể kiểm soát các đầu việc trong tầm tay.
Đặc biệt hơn nếu một doanh nghiệp có thể lan tỏa những điều tích cực của mô hình này. Bạn sẽ cảm nhận từ môi trường thân thiện, từ đồng nghiệp và cấp trên. Không còn cảm giác bực nhọc khi mâu thuẫn vấn đề vệ sinh với nhân viên cùng phòng. Qua đó, mối quan hệ và thấu hiểu đồng nghiệp trong công ty cũng cải thiện đáng kể. Mỗi ngày đi làm đều là năng lượng mới không chỉ từ bạn mà còn từ những người xung quanh thì còn gì bằng. Luôn nhớ rằng, doanh nghiệp biết tạo ra lợi nhuận chưa phải là tốt nhất. Doanh nghiệp tạo ra giá trị cho xã hội về toàn diện mới phát triển bền vững.
Ngoài ra, đừng quên bỏ túi thêm các tips bảo vệ sức khỏe dân văn phòng và thúc đẩy tinh thần work from home để nâng cao hiệu quả cho mùa dịch nhé
Nguyên tắc 5S phù hợp cho các loại hình doanh nghiệp và tổ chức cá nhân nào ?
Điều thú vị là 5S hữu dụng với bất cứ loại hình doanh nghiệp nào, từ cá nhân đến tập thể các khối ngành. Vì đơn giản, hầu hết chúng ta đều mong muốn được làm việc trong môi trường sạch sẽ, thoáng mát và chuyên nghiệp. Trong khi đó, doanh nghiệp tổ chức vẫn còn những ngõ ngách chưa kịp xử lý sắp xếp. Những khâu vận chuyển vẫn xảy ra tình trạng thiếu hụt đơn hàng, hay quản lý kho chưa được kiểm soát chặt chẽ.
Chính điều này đã gây nên rào cản cho công việc cho cả nhân viên và người quản lý. Chắc chắn cũng sẽ đau đầu với những báo cáo, khiếu nại, tranh cãi hàng ngày. Tuy nhiên, nếu như áp dụng thuần thục 5S vào từng khâu quản lý. Từ việc cân nhắc sàng lọc, sắp xếp, chỉn chu thì nhân sự cũng như cấp trên kết nối làm việc dễ dàng. Vì vậy, mô hình 5S là một trong những giải pháp để có được hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
Tham khảo thêm các kiến thức chuyên môn tại đây
