Theo dõi chúng tôi tại

NGÀY CỦA ADMIN – NHỮNG ĐIỀU BẠN CHƯA BIẾT

Ngày của Admin (Administrative Professionals' Day) là dịp nhằm ghi nhận những đóng góp tích cực của những người thực hiện công việc hành chính văn phòng, thư ký… cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Lịch Sử

1942

Trong chiến tranh thế giới lần thứ II, Hoa Kỳ rơi vào tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực hành chính có tay nghề cao. Nhằm hỗ trợ, nâng cao vai trò cũng như khuyến khích nhiều ứng viên tiềm năng tham gia hoạt động ở lĩnh vực Admin, Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) được thành lập.

1952

Tuần lễ Thư ký Quốc gia (National Secretaries Week) lần đầu tiên được tổ chức ở Hoa Kỳ nhằm vinh danh những đóng góp của người làm thư ký trong khối tư nhân và chính phủ.

1955

Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) quyết định chọn tuần thứ đầy đủ cuối cùng của tháng Tư làm tuần lễ chính thức vinh danh những người làm việc trong lĩnh vực thư ký, hành chính.

2000

Trải qua nhiều sự biến đổi về tên gọi cũng như thay đổi ngày chúc mừng, đến năm 2000, sự kiện được đổi tên thành Tuần lễ của Admin (Administrative Professionals Week) và chọn ngày thứ Tư trong tuần sự kiện làm ngày của Admin (Administrative Professionals Day). Mục đích là ghi nhận những đóng góp quan trọng của những người làm Admin cho nền kinh tế.

Lịch Sử

1942

Trong chiến tranh thế giới lần thứ II, Hoa Kỳ rơi vào tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực hành chính có tay nghề cao. Nhằm hỗ trợ, nâng cao vai trò cũng như khuyến khích nhiều ứng viên tiềm năng tham gia hoạt động ở lĩnh vực Admin, Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) được thành lập.

1952

Tuần lễ Thư ký Quốc gia (National Secretaries Week) lần đầu tiên được tổ chức ở Hoa Kỳ nhằm vinh danh những đóng góp của người làm thư ký trong khối tư nhân và chính phủ.

1955

Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) quyết định chọn tuần thứ đầy đủ cuối cùng của tháng Tư làm tuần lễ chính thức vinh danh những người làm việc trong lĩnh vực thư ký, hành chính.

2000

Trải qua nhiều sự biến đổi về tên gọi cũng như thay đổi ngày chúc mừng, đến năm 2000, sự kiện được đổi tên thành Tuần lễ của Admin (Administrative Professionals Week) và chọn ngày thứ Tư trong tuần sự kiện làm ngày của Admin (Administrative Professionals Day). Mục đích là ghi nhận những đóng góp quan trọng của những người làm Admin cho nền kinh tế.
các nước tổ chức ngày admin

Tổ Chức

Dần dần, bởi ý nghĩa và tính nhân văn của ngày Admin nên sự kiện lan rộng và trở nên phổ biến ở một số quốc gia, điển hình ở các châu lục như:

  • Châu Mỹ: Canada, Brazil
  • Châu Âu: Pháp, Bỉ, Hà Lan
  • Châu Đại Dương: Australia và New Zealand
  • Châu Phi: Nam Phi
  • Châu Á: Hồng Kông, Malaysia

Tuy nhiên, mỗi quốc gia đều lựa chọn một ngày kỷ niệm, chúc mừng ngày Admin khác nhau:

  • Ở New Zealand ngày Admin thường được tổ chức vào thứ Tư của tuần cuối cùng của tháng Tư (trừ khi rơi vào ngày lễ ANZAC).
  • Ở Bỉ, Pháp và Hà Lan hàng năm vào ngày thứ Năm của tuần thứ ba của tháng 4 họ sẽ chúc mừng ngày của Admin.
  • Úc lựa chọn ngày của Admin là thứ Sáu đầu tiên của tháng 5.
  • Ở Nam Phi, mốc thời gian được lựa chọn là tổ ngày thứ Tư đầu tiên của tháng 9.
  • Ở Brazil, nó được tổ chức hàng năm vào ngày 9 tháng 9.
  • Tương tự Mỹ, Malaysia tổ chức từ năm 2013, Hồng Kông từ năm 2016 và cả hai quốc gia đều chọn thứ 4 của tuần cuối đầy đủ ngày của Tháng tư là ngày của Admin.

Ngày của Admin chỉ chúc mừng Admin?

Ngày của Admin không nhất thiết chỉ chức mừng các cá nhân có tên gọi hay chức vụ là Admin. Thực tế, tại Việt Nam nhiều công ty hiện chưa có vị trí Admin trong hồ sơ nhân sự. Sự thật là tùy vào môi trường sẽ có những tên gọi khác nhau nhưng những người đảm nhận vị trí “quản gia” cho văn phòng đã và đang làm những công việc của một Admin. Một số chức vụ có thể kể đến như:

  • Giám đốc Hành chính
  • Lễ tân (Receptionist)
  • Quản trị văn phòng (Office Manager)
  • Thư ký (Secretary)
  • Nhân sự hành chính (Human Resources Administrator)
  • Trợ lý Hành chính (Administrative Assistant)
  • Nhân sự Hành chính Kho (Warehouse Admin)
  • Nhân sự Văn thư - Hành chính (Documentation Executive)
  • Nhân sự Hành chính Bán hàng (Sale Admin)

Và nhiều công việc trợ lý hành chính khác như: IT Network Administrator, Logistics Admin, Systems Administrator, Credit Administration Officer, Credit Administration & Control…)

Tỉ lệ nhân sự ngành Admin theo giới tính tại Hoa Kỳ năm 2019

Tại sao cần dành riêng một ngày cho Admin?

Không quá khi ví von những cá nhân đảm nhận công việc Admin như “những người hùng” của văn phòng. Công việc chính với hàng tá giấy tờ cần xử lý mỗi ngày, các quy định trong công ty, văn bản, sự kiện nội bộ… đều do các Admin xử lý.

Bên cạnh những công việc cụ thể kể trên, các Admin hiện nay còn làm vô số các công việc không tên khác: Điện nước, phòng vệ sinh, cây cối… trong văn phòng đều đến tay Admin.

Sự thật là một số văn phòng các Admin còn kiêm luôn “thầy phong thủy” khi phải bố trí chỗ ngồi của sếp, hướng bàn làm việc của nhân viên… để công việc thuận lợi và suôn sẻ nhất có thể.

Theo khảo sát vui trên một số group Admin - HR tại Việt Nam, Office Hero xin được trích những chia sẻ và sự chân thực từ các anh, chị đang thực hiện công việc Admin tại các doanh nghiệp.

Với những đóng góp hết mình cho văn phòng, cho các nhân viên bộ phận khác, các Admin xứng đáng có một ngày dành riêng cho bản thân mình. Được các đồng nghiệp khác chúc mừng, được gửi những lời chúc và cảm ơn chân thành từ các cộng sự.



Feeling gratitude and not expressing it is like wrapping a present and not giving it.
– WILLIAM ARTHUR WARD

Gợi ý những ý tưởng chúc mừng Ngày của Admin

Do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, làm việc tại nhà (work from home) như một yêu cầu bắt buộc để vừa đảm bảo an toàn vừa đảm bảo tiến độ công việc. Sau thời gian thích nghi và khi dịch bệnh dần lắng xuống, xu hướng làm việc từ xa (Remote Working) ngày càng được nhiều Doanh nghiệp áp dụng. Bên cạnh đó, có nhiều công ty ưu tiên làm việc tại văn phòng hơn. Vì vậy, các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện chúc mừng luôn cần chú ý đến hai phương án: Trực tuyến (Online) và trực tiếp (offline) cho phù hợp. Vậy nên, hình thức tổ chức cũng như kèm quà tặng cho các Admin vào ngày này phải mang tính khả thi cao.

Ý tưởng chúc mừng các Admin làm việc từ xa

Dù Admin văn phòng của bạn lựa chọn làm việc từ xa (Remote working hoặc đang mắc COVID-19…) nhưng những công việc liên quan luôn được admin của bạn xuất sắc hoàn thành. Điều này một phần chứng tỏ được những năng lực và cống hiến của người làm Admin đối với công ty của bạn. Một món quà kèm lời chúc ý nghĩa nhân dịp Ngày của Admin sẽ giúp công ty bạn “ghi điểm” hơn trong mắt nhân viên. Một môi trường hạnh phúc, phúc lợi tốt, “xa mặt nhưng không cách lòng” chắc hẳn là nơi làm việc ai cũng mong muốn.

Để lựa chọn được món quà ý nghĩa, bạn cần để ý vào nhiều yếu tố: kinh phí hiện có, sở thích cá nhân của người nhận… Office Hero gợi ý bạn 5 ý tưởng tổ chức

1. Tổ chức “Happy Lunch Online” cùng các đồng nghiệp

Đối với dân công sở, giờ ăn trưa không đơn thuần là bữa ăn để no mà còn là khoảng thời gian giúp cộng sự gắn kết, sẻ chia những câu chuyện. Hiện nay, dù bạn đang làm việc từ xa thì việc ăn trưa cùng nhau cũng không hề khó khi có các dịch vụ giao đồ ăn tận nhà cho nhân viên đang nở rộ từ đại dịch COVID-19.

Việc của công ty bạn là tìm một dịch vụ cung cấp đồ ăn được giao tận nhà nhân viên, chọn thực đơn kèm lời chúc và hẹn ngày giờ giao đến địa chỉ nhà riêng Admin của bạn. Một số lượng thức ăn khác với thực đơn tương tự được giao đến văn phòng.

Đến giờ ăn trưa, bạn có thể dùng các dịch vụ liên lạc qua video (Google Meet, Zoom, Microsoft teams…) để tuyên bố lý do, cộng sự văn phòng có thể gửi những lời chúc thân thương cho các Admin, cùng nhau tương tác qua màn hình lúc dùng bữa.

2. Tổ chức “cuộc họp trực tuyến giả” và trình chiếu video chúc mừng Admin bất ngờ

Yếu tố bất ngờ luôn được người tặng lẫn người nhận quà cảm thấy kích thích trong nhiều trường hợp. Thế nhưng làm thế nào để bất ngờ thì luôn khiến ban tổ chức phải “vắt óc” suy nghĩ. Trường hợp chúc mừng Ngày của Admin mà Admin của bạn đang làm việc từ xa, tại sao không sử dụng các ứng dụng làm việc trực tuyến để “dẫn dắt” nhân vật chính đến bất ngờ.

Trước tiên, bạn có thể thu thập những lời tâm sự (confession) của các cộng sự dưới dạng chữ hoặc video. Dựng/ghép lại thành một video hoàn chỉnh.

Sau đó, vào Ngày của Admin, bạn không báo trước, tạo một lý do cùng một cuộc họp bất ngờ và gửi liên kết (link) đến Admin. Các bạn khác đồng nghiệp khác đã tham gia, sẵn sàng chiếu video ngay lập tức. Tùy vào yếu tố, bạn có thể gửi thêm lời chúc ngay lúc đó và gửi tặng thẻ quà tặng (voucher, gift card) cho Admin của bạn.

3. Tổ chức trò chơi trực tuyến lồng ghép nội dung Ngày của Admin

Từ lúc đại dịch COVID-19 xuất hiện, làm việc từ xa trở thành xu hướng nên đã kéo theo rất nhiều những ý tưởng trò chơi gắn kết các bạn nhân viên bằng các ứng dụng. Công ty bạn có thể tận dụng, lồng ghép các trò chơi trực tuyến để tổ chức một ngày đặc biệt cho các Admin cũng như cung cấp thêm kiến thức cho các nhân sự khác về ngày này. Vừa ý nghĩa cho các Admin vừa lan tỏa được ý nghĩa Ngày của Admin.

Một số trò chơi bạn có thể tham khảo như: Giải ô chữ (từ khóa chính nên là Ngày của Admin), Đuổi hình bắt chữ, Kahoot…

Lưu ý rằng, hãy điều chỉnh những trò chơi cho phù hợp với nhân sự, tính chất công việc của công ty bạn.

Kết thúc trò chơi, hãy dành tặng những lời chúc và món quà phù hợp (tài khoản học tập, thẻ quà tặng, đồ dùng hỗ trợ công việc…) cho các Admin của bạn. Admin của bạn sẽ vui lắm đấy!

4. Gửi thùng quà nhiều món thú vị đến tận nhà

Đa số ai cũng thích những món quà to và thú vị. Hãy tận dụng điều đó, sắm ngay những món quà mang tính ứng dụng cao, những món quà khiến người nhận phải bật cười kèm theo nhiều lời chúc, lời cảm ơn của các cộng sự.

Một số món quà gợi ý cho bạn khi để vào thùng quà như: đồ dùng văn phòng (bút, sổ, kẹp giấy…), gối/ngủ kê lưng hình thù hài hước, thẻ quà tặng, kẹo thối…

Về thư hay câu chúc, hãy chỉn chu và chân thành trong từng câu chữ. Thu thập được nhiều những lời chúc khác nhau của các cộng sự càng tốt.

5. Nếu Admin đang làm việc từ xa vì bệnh, món quà ý nghĩa là thực phẩm bổ dưỡng

Ý tưởng tiếp theo cho các công ty nào có Admin đang dưỡng bệnh tại nhà là những món quà bổ dưỡng - thiết thực và đầy ý nghĩa. Thêm một cuộc gọi để các cộng sự hỏi thăm nhau lại càng ý nghĩa. Sự quan tâm kịp thời từ Ban giám đốc, các cộng sự sẽ khiến nhân viên của bạn ấm lòng hơn hết.

Những món quà bạn có thể gửi tặng như: giỏ trái cây, thực phẩm chức năng, giỏ quà thực phẩm bổ dưỡng (thịt bò, cá hồi..)

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý Admin của bạn bị bệnh gì, có kiêng khem những loại thực phẩm nào không để lựa chọn cho phù hợp.

Ý tưởng chúc mừng các Admin làm việc trực tiếp trên văn phòng

Đối với các Admin làm việc trực tiếp tại văn phòng, tạo bất ngờ cho các … khá khó vì “mọi ngóc ngách” trong công ty ở trong tầm tay các “tổng quản” văn phòng. Nhưng nếu với sự đầu tư, chỉn chu và thật sự quan trọng chuyện chúc mừng, tạo bất ngờ cho các Admin nhân dịp Ngày của Admin thì không quá khó.

Để tìm được một ý tưởng hay, cần liệt kê những gì bạn có: kinh phí hiện có, bối cảnh công ty… Để hỗ trợ bạn, Office Hero gợi ý cho bạn vài ý tưởng “lấy lòng” các Admin văn phòng bạn đầy thú vị nhưng không kém phần thiết thực:

1. Trang trí bàn làm việc, trang bị thêm những vật dụng cần thiết

Chào đón ngày làm việc đặc biệt cho Admin của bạn bằng một bàn làm việc gọn gàng và đẹp mắt. Office Hero gợi ý cho bạn hãy dọn dẹp văn phòng sạch sẽ, mua một đóa hoa hoặc nến thơm đặt trên bàn Admin của bạn, ghi một tấm thiệp chúc mừng Ngày của Admin. Trang bị thêm giấy tờ, kẹp giấy, đồ dùng… nếu bàn của Admin bạn thiếu nhé!

Tùy vào nhiều yếu tố, hãy “gia giảm” mức độ trang trí bàn làm việc cho phù hợp. Nhưng vẫn luôn đặt yếu tố gọn gàng, sạch sẽ và tiện dụng lên hàng đầu.

Bên cạnh đó, hãy tinh ý để ý xem Admin công ty bạn đang thiếu hay cần gì để phục vụ công việc hay không. Nhanh tay tặng một món quà đúng ý thì ai cũng vui.

2. Tặng ngày phép kèm thẻ quà tặng du lịch

Ý tưởng tiếp theo dành cho các Admin tại văn phòng là tặng thêm ngày phép. Mỗi ngày, bên cạnh công việc hành chính, những vấn đề chăm lo đời sống cộng sự cũng đến tay Admin. Việc xử lý công việc ngoài giờ chắc hẳn Admin nào cũng đã và đang gặp phải.

Ngày của Admin là lúc thấy hiểu cho những công việc của Admin, chia sẻ và cảm thông với họ. Dành tặng họ thêm thời gian nghỉ phép, tận hưởng bên gia đình và người thân có lẽ không quá lớn lao so với những công sức họ đã bỏ ra cho văn phòng bạn.

Dựa vào kinh phí của công ty bạn, các thẻ quà tặng du lịch hoặc vui chơi giải trí sẽ được quyết định một cách phù hợp.

3. Tổ chức một bữa tiệc: Vừa chúc mừng Ngày của Admin vừa gắn kết công ty

Một bữa tiệc vào những cuối tháng 4 là ý tưởng không tồi để tri ân và cảm ơn Admin công ty bạn. Tuy nhiên, bữa tiệc cần có sự bất ngờ như bí mật sắp đặt tại phòng họp hay phòng/ban khác. Đầu tư thêm hoa trang trí, dòng chữ và thiệp chúc mừng để bữa tiệc ra “đúng chất” Ngày của Admin. “Nhân vật chính” sẽ không biết gì và được dẫn đến bữa tiệc một cách bất ngờ.

Hoạt động này như “một mũi tên trúng hai đích” bởi vừa thể hiện được sự quan tâm của công ty, đã tổ chức một ngày riêng cho Admin, vừa là lúc các cộng sự có thể trò chuyện cùng nhau, “xả hơi” nhẹ những ngày cuối tháng.

4. Tổ chức trò chơi, bốc thăm quà tặng

Với tính chất ngồi nhiều của dân công sở, việc khởi động trước khi tặng quà cũng là một ý tưởng hay.

Khi tìm kiếm thông tin trên google, kết quả là hàng loạt trò chơi văn phòng trả về. Bạn có thể tìm kiếm một trò chơi bất kì cho phù hợp với không gian văn phòng. Tuy nhiên, Office Hero luôn khuyến khích bạn hãy tìm những trò chơi, điều chỉnh có liên quan đến công việc của Admin.

Đến khi kết thúc trò chơi, hãy tiết lộ thông tin hôm nay là Ngày của Admin và đội chiến thắng sẽ bốc thăm món quà dành tặng cho Admin của công ty. Trò chơi này như cách thể hiện được tấm lòng của nhân sự công ty luôn biết ơn những đóng góp của Admin.

Món quà bạn thể tham khảo như: thẻ quà tặng ăn uống, thẻ mua khóa học bất kì, tài khoản Netflix/Spotify, số ngày nghỉ phép…

5. Tặng tiền mặt

Nghe đến ý tưởng này nhiều bạn nghĩ đến hai từ “thực dụng”. Nhưng việc mua một món quà không phù hợp, ít tính khả thi thì lại càng phí phạm, không mang lại ý nghĩa thiết thực.

Tiền mặt chính là phương pháp “cứu nguy” lúc công ty bạn chưa biết nên tặng gì cho các cộng sự. Tuy nhiên, dù tặng tiền mặt cũng đừng nên âm thầm và lặng lẽ. Mục đích chính của ngày này là tri ân những đóng góp của các Admin. Bạn có thể biến tấu cách tặng bằng một trò chơi để nhận thưởng chẳng hạn. Hãy nói những lời cảm ơn và chúc mừng đến Admin của bạn vào ngày tôn vinh nghề nghiệp của họ nhé.

Nhưng dù thực hiện ý tưởng nào đi chăng nữa, công ty nên lựa chọn cách tặng hợp lý và phù hợp.

Ở Việt Nam, Ngày của Admin chưa thực sự được nhiều cơ quan, doanh nghiệp quan tâm và tổ chức ngày lễ này. Thế nhưng, không một ai có thể phủ nhận được những đóng góp to lớn trong việc điều phối các hoạt động hành chính của văn phòng diễn ra suôn sẻ. Dành tặng những món quà, lời chúc tốt đẹp có lẽ không thể bằng những cống hiến của họ cho doanh nghiệp trong suốt thời gian làm việc. Bên cạnh đó, các công ty và tổ chức nên phổ biến Ngày của Admin đến rộng rãi các nhân viên để mọi người cùng hiểu và sẻ chia.

X