cach-thuc-giao-tiep-hieu-qua

June 15

0 comments

Giao tiếp đồng bộ – Lý do bạn làm việc không hiệu quả tại công sở

Giao tiếp đồng bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung, làm việc không hiệu quả. Bạn cảm thấy mình phải trả lời tin nhắn đồng nghiệp và yêu cầu “gấp” từ cấp trên cả ngày? Đó chính là biểu hiện của việc giao tiếp đồng bộ tại văn phòng.

Giao tiếp đồng bộ là gì?

Cụm từ “giao tiếp đồng bộ” (synchronous communications) được định nghĩa là “sự giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người trong cùng thời gian thực”. Đặc điểm của hình thức giao tiếp này là yêu cầu sự phản hồi ngay lập tức.

communication-project-manager - RendezVous Communications

Đơn giản hơn, truyền thông đồng bộ tức là sự trao đổi, liên lạc trực tiếp cùng lúc giữa nhiều người. Hình thức này phù hợp trong các buổi họp; tọa đàm; giao lưu; hội nghị; tiệc họp nhóm; brainstorm ý tưởng; xử lý việc khẩn cấp thật sự, buổi học trực tiếp; giao tiếp 1:1; tư vấn khách hàng….

Business People Talking Together at Stock Footage Video (100% Royalty-free)  5894315 | Shutterstock
Giao tiếp đồng bộ yêu cầu sự phản hồi ngay, phù hợp với các cuộc họp, trao đổi trực tiếp.

Song trên thực tế, cách giao tiếp này lại dẫn đến sự giảm năng suất làm việc tại văn phòng. Từ đó, bạn không có đủ thời gian và sự tập trung vào công việc đã lên kế hoạch.

Biểu hiện giao tiếp đồng bộ

Văn hóa giao tiếp đồng bộ xảy ra khi tất cả mọi người đều muốn được phản hồi ngay lập tức.

Một số biểu hiện cụ thể của giao tiếp đồng bộ tại văn phòng:

  • Không nhớ nổi mình đang có bao nhiêu group chat, trao đổi công việc.
  • Bạn nhận được tin nhắn giao việc gấp hoặc yêu cầu xử lý ngay cả ngày từ cấp trên.
  • Đồng nghiệp nhắn tin riêng với bạn, hỏi bạn nhiều lần trong ngày về công việc liên quan đến bạn.
  • Phải kiểm tra hộp thư thường xuyên vì sợ bỏ lỡ “thông tin quan trọng”.
  • Cảm thấy mất tập trung vì phải trả lời các tin nhắn.
  • Thường xuyên không hoàn thành check list công việc đã đề ra đầu ngày.

Nếu bạn gặp một số vấn đề tương tự, có thể bạn đang chịu ảnh hưởng của mặt trái giao tiếp đồng bộ.

Tác hại truyền thông đồng bộ tại văn phòng

Chị N. từng làm việc tại vị trí chuyên viên PR (Quan hệ Công chúng) tại một công ty giải trí. Chị phải chịu trách nhiệm cả về việc truyền thông nội bộ và đối ngoại.

“Tôi bắt đầu nhận được những tin nhắn hỏi lắt nhắt về thông tin mà tôi đã email toàn thể công ty. Nếu tôi không trả lời ngay, người đồng nghiệp đó sẽ hỏi nhiều lần hoặc đến tận bàn tìm tôi để hỏi trực tiếp. Tôi thấy bị làm phiền cả ngày vì chuyện không gấp”, chị N. kể lại.

Khác với chị N., Chị Hoàng Y., đã nghỉ việc tại công ty cũ vì sếp luôn giao việc gấp. Vì vậy, chị không có đủ thời gian tập trung vào việc nào cụ thể, giảm năng suất làm việc. Song chị lại không thể định nghĩa rõ ràng về vấn đề giao tiếp của mình với cấp trên. “Tôi đang làm việc này thì sếp giao việc mới không có trong kế hoạch; hoặc việc cũ nhưng có vấn đề cần xử lý. Nếu tôi không phản hồi ngay, sếp sẽ cho rằng tôi không nhiệt tình.” – chị Y. bày tỏ.

Trên thực tế, tình trạng giao tiếp đồng bộ vẫn diễn ra tại nhiều văn phòng. Dần dần, bạn sẽ có tâm lý trả lời đối phó hoặc không suy nghĩ kỹ về nội dung phản hồi. Từ thực trạng này nhân viên phải làm tăng ca; đem việc về nhà buổi tối, cuối tuần vì không thể tập trung trong văn phòng.

Giải pháp giao tiếp hiệu quả

Một trong những cách tốt nhất cải thiện trao đổi nhanh là chuyển sang “giao tiếp không đồng bộ” (Asynchronous Communication) và quản lý công việc hợp lý trong văn phòng.

Giao tiếp không đồng bộ cho phép bạn có nhiều thời gian hơn để phản hồi các yêu cầu. Bạn cần đặt ra những ranh giới và quản lý công việc cụ thể hơn để tăng năng suất.

Để bắt đầu, bạn hãy thử những việc sau:

  • Để tài khoản chat chế độ “Không làm phiền” hoặc “Vắng mặt” khi bạn cần tập trung.
  • Trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp rằng bạn đang làm việc theo kế hoạch và sẽ phản hồi sau.
  • Phân định rõ những việc “KHẨN CẤP” và “KHÔNG KHẨN CẤP” và sắp xếp mức độ ưu tiên.
  • Lên kế hoạch, phân công người xử lý kèm contact và chia deadline cụ thể.
  • Yêu cầu các cuộc họp trực tiếp, có giờ giấc quy định để trao đổi cùng nhau.

Trên hết, bạn hãy chủ động thực hiện giao tiếp không đồng bộ với người khác để lan tỏa văn hóa làm việc này tại văn phòng. Hãy chủ động và mạnh dạn chia sẻ với sếp và đồng nghiệp về vấn đề của bạn; sự khác biệt về kế hoạch làm việc và tính chất công việc của mỗi người và kêu gọi mọi người cùng thực hiện.

Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn gắn kết và làm việc năng suất hơn. Bạn dành 1/3 thời gian trong ngày tại văn phòng, cùng sinh hoạt, làm việc và phát triển. Vì vậy, đừng ngại thay đổi chính mình và lan tỏa tinh thần đến mọi người nơi làm việc nhé!

Bạn có đang gặp phiền toái vì văn hóa giao tiếp đồng bộ? Hãy cùng chia sẻ với Office Hero tại Office Hero – Cộng đồng người làm Admin, HR, Hành chính văn phòng.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Bài viết liên quan

Xu hướng văn phòng kết hợp đang diễn ra như thế nào?
Công nghệ – Chìa khóa thành công của văn phòng Hybrid 
Văn phòng Hybrid: Tương lai và tiềm năng tại Việt Nam 

Đăng ký để không bỏ sót thông tin từ Office Hero

>