cong-nghe-van-phong-hybrid

October 18

0 comments

Công nghệ – Chìa khóa thành công của văn phòng Hybrid 

Áp dụng công nghệ vào văn phòng Hybrid thế nào để thành công? Văn phòng Hybrid (tên tiếng Việt là văn phòng kết hợp) được dự đoán sẽ trở thành xu thế làm việc mới trên toàn cầu sau đại dịch Covid – 19. Với tính chất kết hợp làm việc giữa hai không gian tại nhà và văn phòng, một văn phòng kết hợp cũng sẽ có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các mô hình làm việc khác. Một trong những yếu tố quan trọng để góp phần làm nên thành công của văn phòng kết hợp chính là công nghệ. 

Vậy các công ty nên áp dụng công nghệ vào mô hình này như thế nào để mang lại những hiệu quả tốt nhất? Những lĩnh vực nào trong mô hình văn phòng kết hợp cần có sự trợ giúp đắc lực của công nghệ? Trong bài viết dưới đây, Office Hero sẽ chia sẻ những điểm mấu chốt trong quá trình áp dụng công nghệ vào văn phòng kết hợp.

Công nghệ tạo sự kết nối trong quá trình họp trực tuyến

Sau đại dịch, các cuộc họp online vẫn sẽ diễn ra và trở thành xu thế chung của thời đại. Theo thống kế trong năm 2021 của Microsoft, ngay cả khi áp dụng mô hình văn phòng kết hợp, người dùng vẫn dành thời gian, hơn 148% để họp trong ứng dụng Team của Microsoft. 66% nhà kinh doanh trả lời trong thống kê của Microsoft rằng họ muốn xem lại thiết kế không gian làm việc và tập trung cải thiện chất lượng các cuộc họp trực tuyến. Thành phần công nghệ được sử dụng để cải thiện chất lượng các cuộc họp online chính là yếu tố quan trọng nhất trong văn phòng Hybrid, giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên từ xa và nhân viên trực tiếp làm tại văn phòng. 

Tương tác chân thực hơn

Dưới đây là một số những cải thiện được đề xuất bởi các chuyên gia Microsoft, để cuộc họp trực tuyến có tính tương tác, chân thực hơn:

  • Trên màn hình hiển thị, hình ảnh của những người tham gia họp từ xa sẽ được hiện lên dưới mỗi khung hình để cải thiện tầm nhìn người họp và mô tả trải nghiệm sống động như đang trực tiếp ở văn phòng. 
  • Để làm cho bài thuyết trình trở nên hấp dẫn hơn, đầu và vai người thuyết trình từ xa sẽ hiển thị ngay trên khung slide mà họ đang trình bày. Bố cục này gần giống với khi nhân viên dự báo thời tiết đang dẫn chương trình.
  • Người tham gia có thể gửi biểu tượng cảm xúc nổi trên màn hình trong suốt cuộc họp như trái tim, vỗ tay hay biểu tượng like. Điều này giúp tăng khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ giữa những người tham gia cuộc họp.
  • Máy ảnh ảnh làm micro được hỗ trợ bởi AI.  Những người tham dự trong phòng giữ được dáng tính của họ họ. Máy ảnh sẽ phóng to hình ảnh chân thực của người đang nói chuyện.
  • Đối với bảng trắng vật lý, khi màn hình đang quay một ai đó đang trình bày trên bảng trắng, ảnh hệ thống sẽ tự động làm mờ sự xuất hiện của họ họ người tham gia cuộc họp có thể thấy rõ nội dung trên bảng trắng mà không bị vướng tầm mắt.

Công nghệ không cảm ứng để bảo vệ sức khỏe nhân viên

Không ai chắc chắn sau mỗi đợt dịch đi qua thì Covid sẽ kết thúc hoàn toàn. Các nước trên thế giới đã bắt đầu thích nghi với việc “sống chung với đại dịch”. Và khi văn phòng kết hợp hoạt động sau đại dịch, mỗi công ty đều rất cần nghĩ đến việc áp dụng các thiết bị công nghệ để đảm bảo sức khỏe của nhân viên, hạn chế nguồn lây Covid. 

Công nghệ không cảm ứng mới để thay thế các bề mặt như nút và tay cầm cũng sẽ giải quyết những lo ngại về sức khỏe do đại dịch gây ra. Các phát minh công nghệ khác có thể bao gồm nhận dạng khuôn mặt (để thay thế những thứ như thẻ quẹt thẻ), bảng chỉ dẫn thông minh (để tạo ra trải nghiệm không ma sát), quét mã QR để điều chỉnh kích cỡ và chiều cao các vật dụng văn phòng cho phù hợp với người sử dụng.

cong-nghe-khong-cam-ung
Công nghệ không cảm ứng mới

Tối ưu công nghệ để giúp nhân viên dễ dàng đặt phòng làm việc 

Tính chất của văn phòng kết hợp chính là mỗi nhân viên có thể vừa làm việc tại nhà và cũng có thể làm việc tại nhiều văn phòng mà công ty sắp xếp thay vì cố định tại một nơi. Để cho điều này diễn ra thuận tiện và nhân viên không cảm thấy bất cập, các công ty cũng cần đưa ra các ứng dụng, phần mềm để nhân viên xem xét, chọn lựa mô hình làm việc kết hợp này. Và mỗi nhân viên cũng cần theo dõi, cập nhật các tin tức, thông tin từ ứng dụng, nhóm chat để quá trình di chuyển diễn ra thuận lợi. 

Trên thực tế, việc áp dụng công nghệ vào khía cạnh này vẫn còn nhiều khó khăn cần được cải thiện trong tương lai. 

Mang đến cho nhân viên cảm giác hạnh phúc và trải nghiệm mới mẻ

Trải qua mùa dịch với nhiều những tổn thương, mất mát, những vấn đề về sức khỏe tinh thần lẫn thể chất của mỗi người đều có thể bị ảnh hưởng hậu Covid. Điều này phần nào ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên khi họ trở lại làm việc. Dù không phải là giải pháp có hiệu quả tuyệt đối, việc áp dụng công nghệ để tăng sự tiện ích trong không gian làm việc cũng phần nào mang đến cho nhân viên cảm giác thoải mái, sự hạnh phúc. 

Ví dụ, Mankin đang làm việc trong một cho công ty fintech Hàn Quốc Hana Bank, với mô hình làm việc kết hợp. Công ty đã giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn so với trước khi đại dịch xảy đến bằng việc ưu tiên tính linh hoạt và tính cá nhân trong cách bố trí văn phòng. Công ty cũng  kích hoạt các không gian công cộng để truyền cảm hứng sáng tạo và kết hợp “công viên vô cực” 12 tầng chạy ngang qua toàn bộ trụ sở, giúp dân chủ hóa khả năng tiếp cận thiên nhiên.

Trải nghiệm và cải giác mới mẻ

Việc áp dụng sự những tiện ích của công nghệ để mang đến trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên cũng phụ thuộc vào khả năng tài chính của mỗi công ty, doanh nghiệp. 

Với mong muốn được chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm từ các anh/chị lâu năm trong nghề hành chính văn phòng/admin. Mình đã tìm được Office Hero là nơi dừng chân trên đoạn đường đến với cây bút Content.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Bài viết liên quan

Xu hướng văn phòng kết hợp đang diễn ra như thế nào?
Văn phòng Hybrid: Tương lai và tiềm năng tại Việt Nam 
5 tuyệt chiêu trong quản lý công việc hành chính, nhân sự

Đăng ký để không bỏ sót thông tin từ Office Hero

>