nguyen-tac-nhan-tin-hieu-qua-trong-cong-viec

September 9

0 comments

6 nguyên tắc nhắn tin hiệu quả trong công việc

Làm việc tại nhà thì việc nhắn tin trao đổi qua lại là rất thường xuyên. Nhưng làm sao để có được cuộc nhắn tin hiệu quả đôi khi vẫn còn là một thách thức lớn trong thời kỳ work from home này. Vấn đề có thể là xảy ra hiểu lầm trong đôi cách nhắn, bỏ lỡ thông tin cuộc trò chuyện lẫn nhau. Nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến thái độ làm việc đi xuống, mối quan hệ giữa quản lý và cấp dưới xa cách dần. Vậy nên, nguyên tắc nhắn tin hiệu quả là một trong những chìa khóa vàng tạo nên văn hóa và môi trường làm việc tuyệt vời cho nhân sự. Đặc biệt là khi work from home như này, phương tiện nhắn tin càng quan trọng hơn. 

Nếu giả sử bạn đang trong vị trí là một nhân viên mà luôn nhận những tin nhắn yêu cầu mơ hồ, bạn sẽ cảm giác thế nào. Quả nhiên là không ai muốn nhận viên khi chưa rõ yêu cầu và mục đích đúng không nào? Tương tự, nếu trong vai trò là một cấp trên và luôn mắt nhận những câu hỏi không đầu không đuôi, bạn sẽ phản ứng thế nào. Vì vậy, một cuộc trò chuyện dù ngắn hay dài nếu muốn hiệu quả luôn cần sự thể hiện tốt từ cả hai.

  • Nếu trong vai trò là một cấp trên, để giao tiếp hiệu quả cần những nguyên tắc nhắn tin sau:

Yêu cầu rõ ràng, hợp lý 

Đôi lúc, nhân sự hay than thở buồn chán rằng Sếp nhắn tin giao việc mà vẫn chưa hiểu dụng ý anh ấy là thế nào. Không tránh những trường hợp nhân sự còn nhút nhát mà không dám hỏi lại. Là một người quản lý, việc nhắn tin như vậy có thể khiến nhân sự mình ngày càng bế tắc và giảm hiệu suất làm việc hơn. Hãy tưởng tượng nếu như tiếp tục chìm trong sự mông lung mà nhân viên không biết quản lý mình đang nói gì. Vậy thì làm sao bạn có thể biết chắc được nhân viên sẽ làm hiệu quả thế nào và trong bao lâu. Chính vì vậy, cần một yêu cầu rõ ràng và hợp lý qua một số câu hỏi gợi ý sau:

Trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ ý, cách làm điều đó thế nào ? Yêu cầu đối với đầu việc đó ra sao ? Deadline cụ thể là khi nào ? 

Trong trường hợp nhân viên mong muốn hỏi lại thì tạo điều kiện để họ hỏi sâu hơn từng chỗ. Ngoài ra, nếu được hãy đưa ra lời dặn dò cởi mở: ‘‘Lúc làm có chỗ khó hiểu thì cứ hỏi rõ anh/chị’’. Chắc chắn rằng đa số nhân sự đều thích nghe câu này từ các vị quản lý của mình. Điều này không chỉ giúp bạn truyền đạt yêu cầu hiệu quả mà còn tránh sai phạm của nhân sự về sau. Đồng thời, nó cũng là nút mở đầu tiên cho sự thấu hiểu và giao việc hiệu quả.

Nguyên tắc nhắn tin giao việc hiệu quả.

Làm việc tại nhà đã là áp lực rất lớn khi nhân sự luôn nhìn chằm chằm vào chiếc laptop cả ngày. Mắt mỏi, đầu óc quay cuồng mà còn nhận thêm những tin nhắn giao việc cấp bách hay quá nhiều chỉ càng làm cho nhân sự nặng đầu để tập trung hiệu suất chứ không thể giải quyết ngay. Vậy nên, đặt vào vị trí của họ, là một người quản lý giỏi không chỉ biết giao việc đơn thuần mà cần biết giao việc một cách hiệu quả. Nghĩa là, cần hiểu lúc nào nhân sự đang trống để chuyển giao và khi nào họ đang chất chồng quá tải. Nguyên tắc nhắn tin này giúp bạn lấy được cảm tình và có được ánh nhìn tôn trọng từ phía nhân viên.

Nguyên tắc nhắn tin kiểm soát đúng lúc. 

Tương tư, kiểm soát là một đầu việc nên làm nhưng để kiểm soát hiệu quả là một một kỹ năng của một người Sếp giỏi. Sẽ ra sao nếu như một ngày làm việc nhưng bạn nhận được cả chục tin nhắn hỏi tiến độ em ở đâu. Tâm trạng sẽ thế nào nếu như bạn đang băn khoăn, căng não để giải quyết vấn đề những cấp trên thì luôn tay nhắn. Quả nhiên điều đó càng làm bạn tự ti và thu mình lại vì không biết trả lời Sếp ra sao. Vì vậy, sự tinh tế trong việc kiểm soát đúng lúc cũng là chìa khóa mở cửa những cuộc nhắn tin gần gũi hơn.

Vậy với vị trí là một nhân viên biết cách giao tiếp tốt thì sẽ có những nguyên tắc nhắn tin nào?

Nhắn tin vào thẳng vấn đề. 

Là một nhân viên, có thể bạn sẽ mong muốn một người cấp trên biết thấu hiểu những khó khăn của mình. Nhưng điều đó không có nghĩa nhắn vô tội vạ mà không vào vấn đề và nội dung. Đừng bao giờ nhắn ‘‘em có chuyện muốn hỏi’’, ‘anh/chị có đang rảnh không?’’ rồi để đó.

Nhắn tin đã khiến chúng ta bất tiện hơn rất nhiều khi trao đổi trực tuyến. Vì vậy, muốn trao đổi hay học hỏi một vấn đề gì thì cần trình bày vào thẳng vấn đề luôn. Hạn chế việc nhắn tin dài dòng mà không chốt được chủ đích. Ngắn gọn nhưng truyền tải được mong muốn của mình là cách nhắn tin hiệu quả nhất trong công việc. 

Tránh dùng teencode gây hiểu lầm

Dù mối quan hệ giữa cấp trên và nhân sự có gắn bó thì cũng cần nhắn tin có chừng mực nhất định. Việc dùng nhiều teencode đôi khi sẽ dẫn đến hiểu lầm không mong muốn. Đặc biệt những lúc không nhìn mặt nhau như thế thì rất khó để thấu hiểu đối phương nghĩ gì. Vậy nên, nguyên tắc nhắn tin đầy đủ là một trong những cách thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp. Đồng thời, tránh gây hiểu lầm cho cả hai về sau. 

Giao tiếp không đồng bộ 

Giao tiếp không đồng bộ nghĩa là không phải bất cứ lúc nào người bên kia cũng trong tâm thế phải trả lời tin nhắn bạn. Văn hóa giao tiếp này giúp chúng ta tôn trọng khoảng thời gian riêng tư của nhau. Đồng thời, giúp bạn tập trung làm việc hiệu suất hơn khi có người nhắn tin liên tục.

Đồng ý có thể đôi khi ở vị trí của bạn là nhân sự, các đầu việc có thể phát sinh câu hỏi hay vấn đề cần giải đáp. Tuy nhiên, bạn cần thấu hiểu Sếp mình biết đâu họ cũng đang quay cuồng. Vậy làm sao có thể 5 phút trả lời tin nhắn bạn ngay. Vì vậy thực hiện văn hóa nhắn tin này có thể giúp cả hai thoải mái khi giao tiếp hơn. Trong trường hợp, nếu thực sự cần giải quyết ngay một vấn đề, bạn có thể thực hiện một cuộc gọi với Sếp. 

Tìm hiểu kỹ trước khi hỏi.

Tìm hiểu kỹ trước khi hỏi là nguyên tắc nhắn tin cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Tâm lý của chúng ta thường thích nhắn tin hỏi hơn là chủ động đi tìm kiếm. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, cái nào khó, cần hỏi gấp thì bạn có thể nhắn tin trực tiếp với cấp trên. Chẳng hạn, công việc đang trong quá trình xử lý, vấn đề phát sinh hay kiến thức quá chuyên sâu. Ngược lại, những thông tin có thể tìm kiếm trên mạng thì bạn nên chủ động tìm hiểu kỹ trước khi hỏi. Điều này giúp cả hai có thể tận dụng hiệu quả thời gian và tránh làm phiền Sếp quá nhiều. Hơn nữa, bạn cũng tập được thói quen tự học, tự tra để hỏi được Sếp những ý tưởng đào sâu, thay vì những thông tin bề nổi. 

Với mong muốn được chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm từ các anh/chị lâu năm trong nghề hành chính văn phòng/admin. Mình đã tìm được Office Hero là nơi dừng chân trên đoạn đường đến với cây bút Content.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Bài viết liên quan

Xu hướng văn phòng kết hợp đang diễn ra như thế nào?
Công nghệ – Chìa khóa thành công của văn phòng Hybrid 
Văn phòng Hybrid: Tương lai và tiềm năng tại Việt Nam 

Đăng ký để không bỏ sót thông tin từ Office Hero

>