tuyet-chieu-quan-li-cong-viec-hanh-chinh-van-phong

5 tuyệt chiêu quản lý công việc cho dân hành chính văn phòng

Trong tiếng Anh có một thuật ngữ là Office Administrators (dịch sang tiếng Việt là Quản trị viên Văn phòng) dành để chỉ những người đảm nhận nhiều nhiệm vụ trong văn phòng, liên quan đến hành chính, nhân sự. Về cơ bản, họ chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hằng ngày của công ty, khối lượng công việc phụ thuộc vào ngành nghề của công ty đó. Tuy vậy, đã đối mặt với cái ghế hành chính văn phòng sẽ không tránh khỏi những áp lực đầu việc chồng chất. Đó là lí do mà một admin văn phòng cần nắm bắt những tuyệt chiêu quản lý công việc hiệu quả.

Trở thành một Business Administrators cũng đồng nghĩa với việc bạn phải rất “đazi năng” để hoàn thành tốt nhiều nhiệm vụ. Và với những ai đã, đang và sẽ đảm nhiệm chức vụ có tính “quản lý” này, việc thấu hiểu những bí quyết để bắt đầu sự nghiệp này là vô cùng quan trọng.

Dưới đây chính là 5 tuyệt chiêu để làm việc trong lĩnh vực quản lý hành chính, nhân sự bắt đầu sự nghiệp của bạn. 

  • Sử dụng lưu trữ đám mây (Cloud storage)
  • Sắp xếp thời gian biểu và theo dõi tiến độ công việc
  • Giữ cho mình trạng thái để làm việc hiệu quả 
  • Dành một khoảng thời cố đính trọng ngày để giải quyết việc khó 
  • Kết nối với mọi người xung quanh cũng là cách quản lý công việc hiệu quả

Sử dụng lưu trữ đám mây (Cloud storage) một cách thông minh và hiệu quả nhất

Mỗi người trong cuộc sống hằng ngày đều đã sử dụng lưu trữ đám mây mà chúng ta vô tình không nhận ra. Việc lưu trữ các tài liệu, nội dung của công việc lên hệ thống lưu trữ đám mây chính là tiêu chuẩn của doanh nghiệp hiện đại.  Những người làm công việc liên quan đến hành chính, nhân sự yêu cầu phải nhập dữ liệu, gửi bản báo cáo cho nhiều nơi. Công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn nếu họ biết sử dụng lưu trữ đám mây một cách hiệu quả để quản lý công việc cá nhân.

Bạn có thể tạo ra những thư mục với từng lĩnh vực cụ thể, phân mục những nội dung nào có thể chia sẻ cho nhân viên, đối tác, tài liệu nào có thể thêm chỉnh sửa, nhận xét. Điều tuyệt vời của hệ thống đám mây chính là bản không cần sao lưu các tài liệu quan trọng, không cần quá lo lắng vì chưa lưu các nội dung.

Hiện nay có khá nhiều nền tảng lưu trữ đám mây nhưng phổ biến và đem lại hiệu quả nhất có lẽ là 3 nền tảng bao gồm Microsoft OneDrive, Google Drive và IDrive. Đây đều là những nền tảng gợi ý giúp admin văn phòng quản lý công việc suôn sẻ hơn.

luu-tru-dam-may

Sử dụng lưu trữ đám mây

Sắp xếp thời gian biểu và theo dõi tiến độ công việc

Để lộn xộn các công việc trong đầu mà không ghi chú khiến cho việc quản lý công việc bạn trở nên kém hiệu quả. Việc sắp xếp, ghi ra các công việc phải làm trong ngày và theo dõi tiến độ công việc là điều vô cùng cần thiết với bất kỳ cá nhân nào. Và với những người đảm nhiệm các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự, điều này càng quan trọng và cần thiết. Việc ghi ra những công việc cụ thể phải giải quyết cũng tạo động lực cho cá nhân mỗi người, tủ nhủ bản thân phải cố gắng hơn nữa. 

Để sắp xếp thời gian biểu và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, bạn có thể chọn cách ghi chép bằng sổ tay truyền thống hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian, công việc hiệu quả như: Google Calendar; Microsoft 365; Trello.

sap-xep-ke-hoach-lam-viec

Sắp xếp kế hoạch làm việc và theo dõi tiến độ

Giữ cho mình trạng thái tập trung để làm việc hiệu quả

Có rất nhiều người dù không phải tăng ca để làm thêm việc nhưng khi tan làm vẫn phải ở lại văn phòng. Đây là biểu của những người không biết sắp xếp và quản lý công việc cá nhân trong ngày. Nguyên nhân là vì họ chưa hoàn thành xong công việc trong khi deadline đang đến gần. Đôi khi, chính sự mất tập trung, tác động của ngoại cảnh trong giờ làm khiến nhiều người không thể làm việc hết 100% năng suất. Điều này xảy ra với một người làm quản lý hành chính, nhân sự - một công việc có liên quan đến nhiều bộ phận thì sẽ càng nguy hiểm và rủi ro hơn. Chính vì thế mà hơn bao giờ hết, họ phải ý thức rằng một khi đã bắt đầu công việc thì phải tập trung nhất có thể. 

Dưới đây là một số giải pháp giúp bạn có giữ được sự tập trung khi làm việc:

  • Để điện thoại ở một nơi xa, không trong tầm mắt của mình. Bạn cũng có thể tắt luôn chuông điện thoại, wifi nếu cảm thấy cần thiết.
  • Nghe tiếng ồn  trắng ( tiếng mưa rơi, tiếng củi cháy, tiếng sóng biển..).  Theo nghiên cứu của các nhà khoa học, các loại âm thanh có thể giúp con người tăng sự tập trung hơn trong khi làm việc. Bạn nên hạn chế những bài hát có lời vì bản thân rất dễ sẽ hát theo khi nghe.
  • Áp dụng phương pháp Pomodoro cho quản lý công việc. Bạn sẽ ghi ra công việc mình cần hoàn thành là gì, tập trung làm trong 25 phút và dành thời gian nghỉ ngơi 5 phút trước khi bắt đầu hiệp mới. Đây là phương pháp được rất nhiều người áp dụng hiện nay.
  • Trên máy tính làm việc của bạn cũng chỉ nên hiện thị những tag liên quan đến công việc để tránh bị xao nhãng khi làm việc. 
giu-trang-thai-tap-trung

Giữ tinh thần ở trạng thái tập trung

Đọc thêm: 6 tips bảo vệ sức khỏe dân văn phòng để giúp bạn có ngày dài làm việc năng suất.

Dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để giải quyết việc khó 

Có một số công việc của quản trị viên mà bạn không hề thích, chẳng hạn như việc tổng hợp và nhập dữ liệu. Giải pháp đưa ra để thoát khỏi sự chán chường, muốn trì hoãn này chính là làm công việc ấy như một thói quen, trong một khung giờ cố định mỗi ngày. Ví dụ, bạn sẽ bắt đầu công việc nhập dữ liệu vào 2 giờ chiều mỗi ngày. Nếu công việc quá chán chường và khiến bạn không có động lực làm tiếp, bạn cũng có thể dành ra 5 phút nghỉ ngơi, nghe một bản nhạc để tinh thần thoải mái. Quản lý công việc tốt không nhất thiết phải tập trung cao độ và làm việc cạn sức. Chúng ta vẫn cần xen kẽ những khoảng thời gian thư giãn để lấy lại tinh thần tốt hơn.

giai-quyet-kho-khan

Giải quyết việc khó

Kết nối với mọi người xung quanh cũng là cách quản lý công việc hiệu quả

Rất nhiều người khi bắt đầu với vai trò của một người quản trị hành chính, nhân sự thường duy trì thói quen là hoàn thành công việc rồi trở về nhà. Họ không có sự chủ động và không có tiếng nói trong công việc kinh doanh. Để công việc có thể hiệu quả hơn, điều bạn cần làm là chủ động kết nối với mọi người và đề xuất các ý kiến. 

  • Đề xuất cách cải tiến quy trình hành chính.
  • Phát hiện và triển khai các giải pháp cho các vấn đề dựa trên quản trị viên. 
  • Chủ động và nhạy bén trong quá trình nhập dữ liệu. Khi nhập dữ liệu và viết báo cáo, bạn cũng cần phải nhạy bén, tỉnh táo để có thể nhìn ra được một số sai sót và chủ động giải quyết cũng như liên hệ với các bộ phận liên quan. 

Hơn nữa, kết nối và học hỏi từ mọi người là bí quyết để giúp admin văn phòng nắm bắt cơ hội phát triển trong tương lai.

Với mong muốn được chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm từ các anh/chị lâu năm trong nghề hành chính văn phòng/admin. Mình đã tìm được Office Hero là nơi dừng chân trên đoạn đường đến với cây bút Content.

Đăng ký để không bỏ sót thông tin từ Office Hero

>