Giao việc và giám sát chưa bao giờ là dễ dàng với công tác nhân sự. Đặc biệt là những là lãnh đạo hay các trưởng phòng, luôn phải đối mặt với rất nhiều vấn đề. Tình trạng giao việc không đúng năng lực vẫn còn đang tồn tại trong nhiều bộ máy quản lý nhân sự. Thậm chí, nếu không giám sát chặt chẽ thì xảy ra hiện tượng vượt quyền. Vậy câu hỏi cần đặt ra là làm thế nào để phân quyền và giao việc cho nhân viên làm việc hiệu quả. Vì thế, các nhà lãnh đạo luôn cần trao dồi những kỹ năng giao việc và giám sát công việc hiệu quả hơn. Cùng Office Hero tìm hiểu và áp dụng các nguyên tắc vàng sau đây cho công ty bạn nhé.
Thế nào được gọi là giao việc hiệu quả ?
- Phân việc đúng năng lực nhân viên.
Không có một nhân sự nào giỏi toàn diện. Doanh nghiệp là tập hợp những mảnh ghép tài năng để hoàn thiện và phát triển từng ngày. Mỗi nhân viên luôn tiềm ẩn những thế mạnh của họ, mà nhiệm vụ người làm nhân sự phải cố gắng để khai thác tối ưu. Nhân viên xuất sắc đến đâu nhưng công việc được giao quá dễ cũng khiến họ cảm thấy nhàm chán. Hoặc nhân viên chưa có kinh nghiệm nhưng Sếp luôn mong đợi làm được thật nhiều. Như vậy, nhân viên không những chán nản vì năng lực của mình, họ còn cảm thấy không được tôn trọng.
Vì vậy, làm lãnh đạo đừng vướng phải những sai lầm trên. Hãy cố gắng để thấu hiểu thế mạnh của từng nhân viên và phát huy nó đúng lúc đúng việc. Phân việc đúng năng lực giúp công ty phát triển và bền vững hơn. Đồng thời, giúp nhân viên cảm nhận được những đóng góp của mình.
- Phân chia công việc rõ ràng và deadline cụ thể.
Một trong những sai lầm có vẻ đơn giản nhưng nguy hại cho cả tiến độ làm việc của văn phòng. Đó là phân chia công việc chưa rõ ràng. Nhiều trường hợp sau khi giao việc, nhân sự chưa hiểu ý Sếp cũng không dám hỏi lại. Hoặc đã hiểu nhưng không xác nhận lại thông tin dẫn đến việc làm sai ý Sếp. Những điều này không chỉ làm mất thời mà còn cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhân sự. Vì vậy, khi cần trao đổi công việc, nếu nhân viên không có ý kiến, quản lý có thể chủ động hỏi lại các câu hỏi sau:
- Em đã hiểu rõ công việc cần làm chưa ? Có cần tôi giải đáp gì thêm không?
- Vậy công việc tiếp theo em cần làm là gì ?
Sai lầm tiếp theo đó là thời hạn. Bất kể là công việc gì cũng cần có deadline để quản lý tiến độ công việc của từng người. Như vậy nhân viên có trách nhiệm hoàn thành cho công việc tốt hơn, nhằm tạo dựng cho cấp dưới thói quen làm việc khoa học. Hơn nữa, các nhà quản lý cũng chủ động phân bổ thời gian điều chỉnh cho mỗi người sau khi hoàn thành. Bên cạnh đó, để kết nối ăn ý hơn, nhà quản lý cần đưa ra các buổi thảo luận nhỏ để lấy ý kiến cấp dưới.
Tuy nhiên, giao việc thôi chưa đủ, nhà quản lý cần phải theo dõi và giám sát tốt hơn quá trình nhân viên làm việc để đưa ra phương án kịp thời khi có sự cố.
Giám sát nhân viên hiệu quả cần những gì ?
3. Giám sát và theo dõi tiến độ công việc .
Giao việc nhưng phải đi kèm với giám sát. Hầu hết các nhà quản lý trẻ chưa có kinh nghiệm trong việc giám sát thường dễ vướng phải những sai lầm. Vì vậy, khi xảy ra những sự cố ngoài ý muốn thì không trở tay kịp. Tuy nhiên, giám sát không có nghĩa là ra lệnh ‘’ Anh/chị làm xong chưa?’’ mà thay vào đó là những câu hỏi quan tâm hơn ‘’ Tiến độ đến đâu rồi có cần anh hỗ trợ gì không?’’. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dàng chia sẻ, không cảm giác áp lực. Giám sát không chỉ giúp nhân viên cảm thấy được tin tưởng, kết nối mà còn giúp nhà quản lý thể hiện tốt vai trò mình.
4. Quan tâm và tạo dựng mối quan hệ.
Ngoài những công việc hàng ngày, một bữa cơm, hay buổi trò chuyện dạo là cách để gần gũi và thân thiết với nhân sự hơn. Để thấu hiểu một nhân viên mới có những thế mạnh gì sẽ giúp công việc suôn sẻ. Đặc biệt, những người gắn bó lâu năm đừng cho rằng họ sẽ trung thành mà không cần quan tâm. Nhân sự nào cũng quan trọng và quan trọng hơn là hiểu được nỗi lòng của nhân viên.
Ở những doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý thường bỏ qua điều ý nghĩa này vì cho rằng nó gây lãng phí thời gian. Họ thường tập trung công việc và công việc. Thế nhưng, những hoạt động khích lệ nhân viên, một câu hỏi thăm trò chuyện mới là điều khiến nhân sự cảm thấy động lực làm việc. Ngoài ra, bí mật tổ chức những buổi tiệc mừng và các trò chơi cùng nhân viên vào dịp đặc biệt để gắn kết hơn.
Đọc thêm: 10 trò chơi khuấy động văn phòng vào dịp Tết
5. Nghiêm khắc đúng lúc với cấp dưới.
Mặc dù, tạo sự thân thiện và gần gũi là yếu tố cần thiết cho mối quan hệ và công việc. Tuy nhiên, nhà quản lý cần biết lúc nào nên tỏ ra nghiêm khắc với cấp dưới của mình. Khi nhân sự làm sai, cùng nhau nhìn lại lỗi sai và uy nghiêm nhắc nhở để làm gương cho người khác. Hơn nữa, không chỉ những lúc làm mắc sai lầm, nhà quản lý cần có sự nghiêm khắc hơn trong các bản kế hoạch thảo luận, nhằm phát huy tối ưu năng lực của nhân sự. Vì vậy, nghiêm khắc đúng lúc và đúng chỗ giúp cho nhân viên nâng cao tinh thần chủ động và sẵn sàng nhận trách nhiệm với những điều mình là.
